Intervenir auprès d’un employé en difficulté demande de la préparation et une certaine dose de courage. Bien que ces interventions soient désagréables, l’employeur se doit d’agir pour aider ses employés. Ceci améliorera leur productivité dans l’organisation et ils se sentiront ainsi bien encadrés.

Mais d’abord, qu’est-ce qu’un employé en difficulté? Ce sont ces individus qui présentent un rendement insuffisant, qui exercent leur rôle de façon inadéquate, qui ont problèmes liés aux relations interpersonnelles, qui vivent des conflits au sein des groupes de travail ou qui contestent l’autorité.

Les trois étapes de succès d’une intervention en ressources humaines :

Planification

Premièrement, il faut planifier notre rencontre. Il faut rassembler des faits objectifs et des exemples concrets de comportements, de paroles ou d’attitudes non appropriés. Comme il n’est pas facile de tracer la frontière entre un jugement et un fait observable, il est toujours préférable d’énumérer des faits que vous avez vous-mêmes observés. Il faut noter les conséquences des comportements adoptés sur l’organisation, le département ou les collègues. Il est également préférable d’anticiper les différentes réactions possibles de l’employé afin de s’y préparer.

Rencontre

Lors de la tenue de la rencontre avec l’employé, il est nécessaire de traiter l’employé avec respect et de chercher à changer le comportement et non la personne. L’erreur la plus courante est de commencer par un jugement, ce qui met l’interlocuteur sur la défensive. Il faut donc indiquer clairement à l’employé le comportement inadéquat et les impacts de la situation ou du comportement sur l’équipe, le service à la clientèle ou sur l’organisation en général. Il importe de définir clairement le changement attendu. Vous pouvez offrir un soutien spécial comme l’ajout d’outils de travail, de formation ou de coaching, mais vous devez maintenir les exigences de l’emploi. Après, il est recommandé de faire participer l’employé à la recherche de solutions. On peut alors accorder une période de réflexion à l’employé pour lui permettre de penser à la situation pour nous revenir avec des solutions. Les moyens retenus par l’employé pour améliorer son comportement devront être notés. Subséquemment, on devra s’entendre sur les outils précis qui serviront à mesurer si le changement attendu s’est produit, établir un délai raisonnable pour l’obtention du résultat attendu et fixer une date précise pour la rencontre de suivi.  Il est recommandé d’évoquer à l’employé les étapes subséquentes qui pourraient être entreprises s’il n’y pas de changements positifs. Il est préconisé de confiner par écrit la date et le contenu de toutes ces discussions, de noter les réactions de l’employé, le ton de la rencontre, la durée et toutes autres remarques pertinentes.

Suivi

Enfin, il importe d’effectuer des rencontres régulières de suivi et d’exposer à l’employé les nouveaux comportements que vous avez observés. Vous pourrez noter les progrès et donner une rétroaction constructive à l’employé. Si l’employé refuse d’adopter le comportement attendu, vous devrez alors amorcer un processus disciplinaire.

En conclusion, il est recommandé de réagir dès l’apparition des premiers signes de comportements fautifs. L’erreur courante des gestionnaires est d’ignorer les comportements difficiles des employés jusqu’au moment où cela devient un problème important. Une telle réaction du gestionnaire ne saurait que maintenir l’employé dans son comportement inadéquat ainsi que donner une image de gestionnaire trop tolérant et inéquitable dans la gestion des performances de ses employés.

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