Les travailleurs, ayant accès maintenant à une multitude de sources d’informations, connaissent les tendances et les conditions du marché du travail. Afin de favoriser l’attraction et la rétention du personnel, le manuel de l’employé est un outil de gestion nécessaire. Il permet aux employés de mieux connaître l’entreprise, ses valeurs et ses attentes. Il assure une équité, une cohérence et une rigueur dans l’application des règles de fonctionnement, des procédures et des conditions de travail de l’entreprise. Source de renseignements importants, le manuel de l’employé nécessite une rédaction judicieuse.

Identification des thèmes

Premièrement, il importe d’identifier les thèmes qui seront traités dans le manuel. La création d’un comité de travail ayant pour rôle d’identifier les sujets à inclure dans le manuel est conseillée. La participation des employés et des gestionnaires rendra le guide plus intéressant et significatif pour toutes les parties impliquées.

Ensuite, il faut procéder à un inventaire des sujets pour lesquels il existe déjà une politique, une procédure ou un énoncé formel et connu. On recueille aussi les questions souvent posées par les employés et on inscrit dans le manuel les réponses à ces dernières. On peut se questionner sur les « pratiques » qui ne sont pas respectées, car ce document peut être l’endroit adéquat pour les préciser davantage. Enfin, il est essentiel d’aligner les politiques RH avec la culture, la mission, les valeurs et les stratégies de l’entreprise.

Rédaction du manuel

Le manuel doit être rédigé en termes simples, clairs et concis. Il est préférable de présenter ce qui doit être fait plutôt que ce qui ne doit pas l’être. La collaboration d’un spécialiste en ressources humaines peut être souhaitée afin de rédiger le manuel selon les lois et les normes en vigueur. La loi sur les normes du travail fixe les conditions minimales pour l’ensemble des salariés québécois.

Diffusion du manuel

Avant la présentation aux employés, je conseille d’informer et de former les gestionnaires quant au contenu ainsi qu’aux façons d’appliquer les différentes politiques. Lors de la présentation aux employés, on pourrait aborder les décisions organisationnelles qui ont mené à l’élaboration du manuel, les objectifs visés par ce guide ainsi que le processus suivi pour son élaboration. Enfin, on peut remettre un exemplaire aux employés afin qu’ils puissent s’y référer au besoin. Lors de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés, la présentation de ce guide est primordiale.

Communication des changements

Pas question de laisser le document inchangé pendant des années! Pour que le manuel constitue un document valide, on doit y mettre à jour les politiques au fur et à mesure qu’elles sont modifiées. Par ailleurs, il faut prévoir, à intervalles réguliers, la révision et la mise à jour des politiques.   Il est raisonnable de réviser les politiques aux deux à trois ans afin de refléter les changements législatifs ainsi que les changements de stratégies organisationnelles.

Un manuel d’employé est donc plus qu’un simple outil de consultation!

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